Компания Orion soft завершила миграцию с самописной CRM-системы на AI-driven low-code-платформу BPMSoft. В едином цифровом контуре объединили процессы продаж и маркетинга, а также взаимодействие с более чем 1,3 тыс. партнерских компаний. В рамках проекта восстановили единую модель данных, перенесли информацию о клиентах, контрагентах, сделках и лидах, настроили разграничение доступа на уровне отдельных сделок и сквозную аналитику по продуктам и партнерам. Проект реализовала компания «К2Тех».
Использовавшаяся ранее в Orion soft CRM была самописной и постепенно перестала соответствовать задачам бизнеса. Она не позволяла гибко настраивать процессы под нужды разных команд. Кроме того, в системе отсутствовала единая модель данных: они дублировались, что искажало отчетность, а каналы входящих заявок не разделялись, затрудняя оценку вклада маркетинга и продаж.
После анализа рынка Orion soft выбрала BPMSoft. Решающими факторами стали возможность масштабирования под растущее число пользователей, настройка процессов без постоянного привлечения разработчиков, а также возможность развернуть платформу on-premise. Отдельным требованием была автоматизация выдачи прав тысячам внешних пользователей.
«Архитектура BPMSoft рассчитана на высокие нагрузки; позволяет горизонтально масштабировать систему по мере увеличения числа пользователей и объема данных, сохраняя высокую производительность. Сегодня нашу платформу используют крупнейшие территориально распределенные компании с десятками тысяч сотрудников. При этом инструменты low-code позволяют гибко адаптировать бизнес-процессы и права доступа под новые задачи без постоянного привлечения разработчиков. Для Orion soft сочетание этих возможностей создает технологическую основу для дальнейшего роста», – сказал Юрий Востриков, генеральный директор BPMSoft.
Ключевой сложностью проекта стала низкая консистентность данных в прежней системе. Основную часть специалисты «К2Тех» консолидировали за счет различных инструментов переработки данных для выявления внутренних связей, вычисления ошибок и дедупликации. Однако достаточно большое количество записей пришлось разбирать вручную. Их выгружали, сопоставляли таблицы и по косвенным признакам определяли, где речь идет об одной организации, а где – о разных юридических лицах. Оставшиеся записи объединили штатными средствами BPMSoft на финальном этапе. Период стабилизации занял около трех недель.
Также большое внимание было уделено обновлению системы работы с партнерами, которых у Orion soft более 1,3 тыс. Взаимодействие с ними идет через портальную часть системы. Ее в BPMSoft развернули как отдельный модуль с самостоятельными лицензиями. Перевод на нее партнерских компаний проходило поэтапно. На каждом этапе в режиме реального времени специалисты «К2Тех» собирали и обрабатывали обратную связь от пользователей. Также была перестроена ролевая модель. После первого входа на портал новый пользователь автоматически получает доступ к необходимым объектам через роль, привязанную к организации. Такой подход заменил ручное назначение прав по каждой сделке и повысил управляемость и безопасность данных.
«Для Orion soft важно было не просто уйти от самописной CRM, а получить систему, которая не будет тормозить рост. Мы выбирали решение с расчетом на то, что количество пользователей и партнеров будет увеличиваться, а процессы – меняться, – сказала Анна Бобылева, заместитель руководителя направления «Автоматизация бизнес-процессов» «К2Тех». – В таких проектах самый большой риск – качество исторических данных. Если просто перенести базу в BPMSoft, вместе с ней переедет и хаос: дубли, неполные реквизиты, неразличимые юрлица. Поэтому мы сознательно пошли на более трудоемкий путь: сначала восстановить логику данных, а уже потом строить на них процессы и аналитику. Это удлинило подготовку, но дало Orion soft то, чего не могла дать самописная система – управляемую и прозрачную модель для продаж, маркетинга и партнеров».
«С внедрением новой системы мы получили более удобные инструменты для управления данными и процессами, – отметила Дарья Меркулова, директор по маркетингу Orion soft. – Сейчас в BPMSoft зарегистрирован 1921 активный пользователь, ежедневно в ней работают около 130 наших сотрудников. Мы уже настроили более 100 дашбордов и теперь видим полную картину на одном экране».