Сегодня частные компании и государственные учреждения активно автоматизируют бизнес-процессы для повышения эффективности предприятия. Это предполагает внедрение передовых информационных технологий, включая специальное программное обеспечение. Рассмотрим, что представляет собой автоматизация процессов и чем она может быть полезна. Что такое автоматизация бизнес-процессов Целью мероприятия является передача рутинных функций, ранее выполнявшихся персоналом компании вручную, специализированному программному обеспечению. Таким образом высвобождается время, которое можно использовать для более важных и творческих задач, чем совершение повторяющихся манипуляций. Помимо прочего, автоматизированный процесс сводит к минимуму действия, для которых нужно вмешательство сотрудника. Благодаря этому не только экономится время, но также исключается риск ошибок из-за человеческого фактора. Поскольку все данные хранятся в одной системе, налаживается взаимодействие подразделений и отделов компании. Также заметно повышается точность передаваемой информации, поскольку в автоматизированных системах за это отвечает программное обеспечение. Когда данные цифровые технологии используются маркетинговым отделом, улучшаются результаты рекламных кампаний, повышается клиентский опыт. Специализированное ПО автоматически собирает лиды, занимается рассылками и так далее. Преимущества автоматизации бизнеса Перевод рутинных операций в автоматизированный режим имеет немало плюсов. Кроме экономии рабочего времени к основным преимуществам относятся: Ускорение реакции на изменения. Программное обеспечение максимально быстро обрабатывает информацию и выдает точный результат, что позволяет оперативно принимать решения и прогнозировать развитие ситуации с учетом происходящих изменений. Обеспечение прозрачности бизнес-процессов. Автоматизация позволяет контролировать движение покупателей по воронке продаж, анализировать результативность рекламных кампаний, оценивать выполнение KPI персоналом, отслеживать бизнес-процессы и получать данные о результатах работы компании в режиме реального времени. Оптимизация финансовых затрат. Благодаря использованию программного обеспечения сокращаются расходы на обработку информации, управление запасами и ведение бухгалтерии, что приводит в итоге к экономии бюджета и увеличению прибыли предприятия. Повышение качества услуг и продукции. Если оцифровать и автоматизировать процессы, сводится к минимуму риск ошибок, отслеживается качество сервиса на всех этапах работы. Аналитические инструменты позволяют оперативно обнаруживать тенденции и проблемы, что помогает руководству организации правильно оценить обстановку и принять взвешенное управленческое решение. Управление проектами. Программа позволяет отслеживать задачи и этапы их реализации персоналом и руководством компании. Перечисленные плюсы являются общими для всех форм бизнеса. Конкретное предприятие может получить от внедрения таких систем дополнительные бонусы в зависимости от специфики работы. Для какого бизнеса подходит автоматизация Технически посредством применения современных информационных технологий можно автоматизировать любой бизнес без исключений. Вопрос в другом — насколько цифровая трансформация компании будет оправдана в плане финансовых затрат для отдельно взятой организации и в какой форме ее необходимо реализовать. Чтобы это понять, сначала нужно определить объемы и характер рутинных действий, выполняемых персоналом компании вручную, и посчитать, какое количество рабочего времени на это уходит. Субъектам малого бизнеса, как правило, достаточно использовать готовые цифровые продукты автоматизации, разрабатывать решения по индивидуальному заказу здесь избыточно. Практически любое готовое решение имеет тестовую версию с базовым функционалом, которую можно бесплатно опробовать в реальных условиях работы, чтобы понять, закрывает ли программа потребности организации и какие именно инструменты нужны. В свою очередь, крупные производства сталкиваются с необходимостью автоматизировать все бизнес-процессы, что позволяет создать единую систему, способную намного повысить продуктивность предприятия и предоставить возможность для дальнейшего расширения. В таких случаях программные средства разрабатываются под специфику конкретной компании. Как показывает практика, не имеет смысла проводить автоматизацию предприятиям, которые только начинают свою деятельность, и организациям, не планирующим расширения в ближайшей перспективе и работающим с малым количеством одних и тех же заказчиков. Также не рекомендуется автоматизировать бизнесы с неустоявшимися, часто меняющимися процессами и компании с оборотом менее одного миллиона рублей в месяц. Чтобы принять окончательное решение по поводу необходимости оптимизации, имеет смысл обратиться за консультацией к специалистам, разрабатывающим и внедряющим данное программное обеспечение. Какие процессы можно автоматизировать Максимального эффекта можно достичь, применив программные алгоритмы к типовым операциям. К таким относятся: процессы с установленными сроками выполнения (звонки клиентам, доставка товаров получателям и так далее); занимающие много времени рутинные операции, не требующие интеллектуальных действий (отгрузка и погрузка товаров, закупка материалов, формирование отчетности); масштабные процессы, затрагивающие одновременно несколько подразделений или сотрудников; процедуры, требующие принятия решений на основе статистических данных. К типовым бизнес-процессам, которые чаще всего приходится автоматизировать в компании, относятся управление продажами, документооборот, проведение платежей, бухгалтерский и складской учеты, отправка электронной корреспонденции или SMS-сообщений. Для каждого стандартного процесса имеются соответствующие программные решения, предлагаемые разработчиками ПО в качестве готовых продуктов, которыми могут пользоваться небольшие компании. Крупные предприятия и организации обращаются к индивидуальным разработкам, посредством которых можно провести автоматизацию (управления производством предприятия, отделом кадров, качеством продукции и другими процессами). Как правило, такие решения внедряются на средних и крупных предприятиях. Какие использовать сервисы Сегодня автоматизировать бизнес-процессы компании могут при помощи разнообразного инструментария. Отметим наиболее востребованные. CRM-системы Эти инструменты управления позволяют создавать цифровые карточки клиентов, закреплять за ними конкретных менеджеров, ставить сотрудникам сроки выполнения заявок, а также составлять сценарии взаимодействия с заказчиками. В опции CRM-системы входят: Предоставление точных данных о клиентах. Программа самостоятельно вносит изменения в клиентские карточки по мере обновления заявок. Рассылка уведомлений. Для сообщения клиенту о состоянии заказа выполняется автоматическое информирование посредством SMS или по e-mail. Оценка качества работы отдела продаж. Через CRM руководитель отслеживает результативность работы отдельно взятого менеджера с учетом статистических данных о письмах, встречах, звонках и совершенных сделках. Постановка и распределение задач. Заявки через CRM открываются автоматически при добавлении контакта. Менеджер добавляется с учетом количества активных заявок и параметров заказа (регион, вид товара и так далее). Напоминание об открытых задачах. По мере истечения срока действия задачи система отправляет менеджеру соответствующее уведомление. CRM необходимы каждому менеджеру продаж, который заинтересован не только в коммуникации с аудиторией, но и также в маркетинговом анализе. ERP-системы Комплексные решения, помогающие в трансформации процессов. С их помощью имеет смысл автоматизировать крупные и средние компании. К функционалу таких систем относятся инструменты управления затратами, продажами, производством, финансами, складскими ресурсами и отношениями с клиентами. Также сюда входят мониторинг и анализ показателей работы, интеграция с другими автоматизированными системами и регламентированный учет. Чат-боты Во внутренних бизнес-процессах компании нередко сегодня применяются чат-боты. С их помощью система может отвечать на вопросы клиентов вместо оператора, обрабатывать заявки, отправлять запросы между подразделениями и так далее. Помимо прочего, в решении задач по автоматизации бизнес-процессов все более активно начинает участвовать искусственный интеллект. Создаются сервисы на основе ИИ, которые помогают улучшать качество обслуживания клиентов, прогнозировать потребительский спрос, принимать верные управленческие решения, повышать эффективность работы персонала и так далее. Заключение Опыт внедрения цифровых продуктов показывает, что автоматизировать бизнес-процессы необходимо для повышения продуктивности компании, экономии рабочего времени и повышения качества клиентского сервиса. В первую очередь цифровизация актуальна для развитых предприятий с большим количеством рутинных задач. Также автоматизация будет полезна, если сложно отслеживать работу сотрудников и обеспечивать индивидуальный подход к клиентам, потребители редко совершают покупки повторно, а менеджеры часто совершают ошибки при обработке информации.