Изначально CRM-системы применялись в основном в продажах и маркетинге. Сегодня эти программные средства автоматизации используются шире, в том числе в области подбора персонала. Посмотрим, чем CRM для HR отличается от других аналогичных цифровых решений и каким образом лучше подобрать и внедрить ПО.
Особенности функций HR-CRM
Данное программное обеспечение призвано помогать рекрутерам выбирать из кандидатов наиболее подходящих. CRM для HR позволяет отслеживать этапы подбора, осуществлять управление адаптацией и фиксировать взаимодействия, быстро находить необходимую информацию и собирать аналитику. Подобные платформы актуальны при массовом рекрутинге, требующем оперативной обработки многочисленных откликов соискателей. Также CRM содействует координации работы руководителей отделов кадров, менеджеров HR-подразделений и рекрутеров.
Специфика работы платформ для оптимизации HR-процессов хорошо проявляется в сравнении с аналогами, призванными автоматизировать продажи. Если приоритетные цели вторых — увеличение реализации товара и повышение лояльности клиентв, перед HR-CRM стоят задачи эффективного найма, адаптации и удержания. Основными функциями здесь считаются создание резюме, воронки найма и проведение собеседования. Есть различия и по типу данных. Если CRM-системы для продаж работают с информацией по сделкам и клиентам, то кадровые платформы оперируют данными по этапам отбора, кандидатам и вакансиям. Источниками нужной информации в маркетинговых программах служат электронная почта и телефония, а в рекрутинговых — специализированные карьерные порталы и сайты, посвященные поиску работы и претендентов на вакансии. Предметом аналитики здесь является эффективность каналов подбора сотрудников.
Функционал HR-CRM выглядит следующим образом:
- планирования и назначение собеседований;
- аналитика результативности работы каналов привлечения;
- формирование и контроль воронки подбора кадров;
- управление базой кандидатов и сотрудников;
- настройка прав доступа для различных ролей;
- интеграция с интернет-площадками для подбора персонала и поиска работы и электронной почтой;
- хранение резюме, оценок и комментариев;
- составление шаблонов писем и автоответов.
Такие CRM-системы позволяют максимально быстро находить и ранжировать резюме, обрабатывать отклики и определять наиболее релевантных кандидатов на закрытие вакансий компании.
Для чего нужны CRM в рекрутинге
Данное программное обеспечение разработано для управления персоналом рекрутинговых агентств и призвано структурировать хаотичные процессы подбора кадров. Наиболее ощутимую пользу от таких платформ получают крупные компании, в которых могут быть открыты одновременно десятки вакансий. Внедрение CRM обеспечивает:
- Автоматизацию задач. Сюда входят отправка писем, смена статуса соискателя, напоминания о предстоящих собеседованиях. Данные рутинные процессы настраиваются единожды и не требуют участия сотрудников. За счет этого минимизируется риск ошибок и ускоряется работа рекрутинговых отделов.
- Улучшение взаимодействия с кандидатами. Повышение вовлеченности соискателей достигается благодаря персонализированным сообщениям, упорядоченной коммуникации и своевременной обратной связи.
- Единую базу данных. Информация о кандидатах, сотрудниках, а также история взаимодействий хранятся в одном месте. Это позволяет рекрутерам оперативно находить нужные данные, заметно экономить время на пересылке писем и файлов.
- Аналитику и отчеты. CRM позволяет руководителю наблюдать эффективность каналов найма, нагрузку на рекрутеров и среднее время закрытия вакансий. Все это предоставляет базу для управленческих решений.
- Укрепление бренда. Получение кандидатом четкой и быстрой обратной связи способствует формированию позитивного имиджа компании. Также этот опыт повышает конверсию и повторный визит клиентов.
- Интеграцию с другими цифровыми инструментами. Непрерывный процесс от подачи отклика до выхода сотрудника на работу достигается за счет интеграции HR-CRM с электронными календарями, почтовыми службами, мессенджерами, сайтами для поиска работы и кандидатов на вакансии.
- Контроль воронки подбора персонала. Программа показывает рекрутеру на каждом этапе, кто находится в работе, сколько времени требуется для найма. Эти данные способствуют оптимизации процессов и помогают выявлять узкие места.
- Поддержку внутренних HR-задач. Кроме найма платформа помогает отслеживать развитие сотрудников компании, фиксировать достижения, планировать обучающие мероприятия и перемещения.
Преимущества от использования CRM в рекрутинге определяются и потребностями конкретных пользователей. Для одних основным плюсом будет удобное централизованное хранилище данных, для других — возможность вести развитую аналитику. Если предприятию нужна мощная автоматизация рассылок, интеграций с площадками для размещения вакансий, мессенджерами и внутренними системами, HR-CRM удовлетворит и эти потребности.
Критерии выбора платформы
Чтобы CRM-система принесла максимальную пользу, следует ориентироваться при ее выборе на ряд критериев:
- Цели и задачи — автоматизация массового или точечного найма, построение воронки подбора, ускорение коммуникаций и так далее.
- Масштаб и нагрузка — сложность платформы зависит от того, сколько вакансий предполагается одновременно обрабатывать.
- Потенциал интеграции — HR-CRM должна свободно интегрироваться с сервисами, использующимися в организации (кадровые платформы, почта, календарь, сайты вакансий и другие).
- Техподдержка — желательно, чтобы платформа имела оперативно реагирующую горячую линию и сопровождение на этапе внедрения.
- Удобство интерфейса — элементы управления ПО должны быть интуитивно понятными и удобными.
- Стоимость — имеет смысл сравнить тарифы, условия лицензионного соглашения, поинтересоваться о наличии скрытых платежей.
Чтобы выбрать оптимальный вариант, целесообразно сравнить актуальные предложения, входящие в ТОП программ за текущий год.
Пример эффективных HR-CRM, присутствующих на российском рынке цифровых решений, — платформа от BPMSoft. Эта российская IT-компания разрабатывает передовое ПО в рамках импортозамещения на базе low-code технологии. Одним и таких продуктов стал HR-модуль, объединивший в себе найм сотрудников и развитие. Интерфейс программы позволяет настраивать этапы отбора, тестовые задания и вопросы под интересующие работодателя вакансии без привлечения разработчиков ПО. Работа с соискателями здесь полностью автоматизирована на каждой стадии — от получения отклика до финального решения. Вся история взаимодействия и итог собеседования фиксируется в едином справочнике. Задачи автоматически назначаются на HR-специалистов.
Этапы внедрения CRM
Внедрение CRM начинается с оценки процессов, определения слабых мест, где наблюдается основная потеря времени и формирования списка задач. Далее этапы, как правило, выглядят следующим образом:
- Определение будущей воронки — на этом этапе решается, как будет выглядеть воронка найма, определяются роли пользователей.
- Выбор решения — изучение инструментов для рекрутинга, возможностей интеграции, тестовый запуск бесплатной версии платформы.
- Настройка CRM-системы — задаются статусы, шаблоны писем, метки.
- Обучение персонала — объяснение рекрутерам принципов работы программы.
- Анализ результатов и корректирование.
Возможные проблемы внедрения CRM
Обычно затруднения внедрения программ для HR возникают из недопонимания сути мероприятия. Типичные проблемы:
- Сопротивление персонала. Устраняется через объяснение преимуществ программы для компании.
- Недостаточное обучение. Чтобы ПО не казалось слишком сложным сотрудникам, требуется проведение онбординга, обучающих сессий.
- Завышенные ожидания. Автоматизация посредством CRM для HR — вспомогательное средство, она не призвана заменить персонал.
- Отсутствие ответственного за внедрение. Чтобы мероприятие прошло успешно, кто-то должен вести весь процесс и быть посредником между командой компании и поставщиком услуг.
При правильном подходе проблем с внедрением CRM-систем, как правило, не возникает.