Если вы видите успешную современную компанию, с высокой вероятностью она использует в работе BPM и BPMS. В статье расскажем, что такое BPM-система, как расшифровываются аббревиатуры BPM и BPMS. Кому нужна BPM, в чем ее преимущества, как выбрать и подключить для своего бизнеса. А также приведем пример зарекомендовавшей себя системы. Содержание: Определение Составляющие BPM-системы Какие задачи помогает решать Преимущества использования Low-code платформа BPMSoft Как выбрать BPM-систему Внедрение системы Главные тезисы кратко Определение BPM происходит от английского Business Process Management, что означает управление бизнес-процессами. IT решение помогает организовать, контролировать и анализировать работу каждого из департаментов компании. Для автоматизации управления бизнесом разработчики создают программное обеспечение (ПО) BPMS, расшифровывается как Business Process Management System. Инструменты BPM позволяют объединить все рабочие процессы в одну прозрачную, удобную систему и представить ее на экране. В программе моделируются бизнес-процессы, назначаются ответственные, задаются сроки исполнения задач. Сервис интегрируется с другим программным обеспечением — почтовые сервисы, IP-телефония, системы аналитики, программы автоматизации бухучета и документооборота, онлайн-чаты. Составляющие BPM-системы Как программный продукт BPM-система состоит из нескольких компонентов. Обычно в нее входят: Административная панель моделирования, где настраиваются и отлаживаются бизнес-процессы. Ядро или движок, управляющий работой, побуждая выполнять задачи в соответствии с заявленным алгоритмом. Пользовательский интерфейс, через который работники применяют BPMS, взаимодействуя с системой. Наглядная картина бизнес-процессов позволяет менять статусы, добавлять информацию и др. BPMS базируется на трех процессах: моделирование или программирование, исполнение, контроль или мониторинг. Для каждого определен собственный программный модуль. После оценки результата бизнес-процессы изменяют и улучшают, чтобы достичь большей эффективности компании, и снова запускают в работу. Какие задачи помогает решать Одной из основных целей внедрения BPM-системы является повышение эффективности управления. Вы заметите следующие изменения: Структурированность. BPM-система определяет стандарты работы в соответствие с алгоритмом, обозначает срок выполнения задачи, определяет необходимое на это число ресурсов, следит за соблюдением дедлайнов. Точность и скорость. Система выполняет операции, которые до ее внедрения проводили сотрудники, быстрее и не допускает ошибок. Прозрачность. Как руководитель, так и каждый сотрудник видит суть задачи, ответственных людей и этап, на котором она находится. Это позволяет оценивать общую картину, объем ресурсов. Прозрачность добавляет сотрудникам ответственности и мотивации при выполнении задач. В системе видно, кто справляется со своей работой, а кто затягивает сроки. Оценка бизнес-процессов. BPM-система позволяет «подсветить» рабочие моменты, нуждающиеся в оптимизации или тормозящие работу. К ним могут относиться недостаток ресурсов, нехватка кадров или тормозящие этапы в работе. Планирование. Возможность проводить оценку бизнес-процессов online помогает внести корректировки и грамотно планировать работу с учетом изменений. Ежедневно руководителю и сотрудникам организации или предприятия необходимо держать в голове множество алгоритмов: выполнение ТЗ для клиента, оформление договора на доставку, подбор нового сотрудника, подготовка отчета. Система управления бизнес-процессами поможет эффективно решать различные задачи. Находить выгодные контракты, выделять эффективных работников, наращивать прибыль. Преимущества использования От внедрения BPM-системы компания получает ряд преимуществ: Экономия. На найме сотрудников и других параметрах. Системность. Благодаря прозрачности и связанности процессов друг с другом руководству компании легче координировать работу. Плюс — между отделами коммуникация выходит на новый уровень. Контроль. BPM-системы помогают оценивать выполнение отделами своей работы. Это позволяет своевременно выявлять и устранять проблемы. Например, сервис может дать понять, что в отдел продаж требуется нанять дополнительных менеджеров. Адаптивность. Гибкие BPM-системы можно легко подстроить под внутренние и внешние изменения и потребности клиентов. Совместимость с бизнес-сервисами. BPM-системы можно интегрировать с другими системами, например CRM, ERP и др. Есть компании, в которых в качестве BPMS выступает CRM-система. Гибкая система содержит множество функций, позволяя выстраивать бизнес-процессы. Программа автоматизирует работу компаний в части коммуникации с клиентами. Low-code платформа BPMSoft В качестве примера приведем low-code платформу BPMSoft (разработана компанией «БПМСофт»). Продукты, созданные на платформе, полностью соответствуют требованиям импортозамещения и могут использоваться для замены иностранного ПО. Эффективность решений в вопросе управления бизнес-процессами была проверена десятками организаций различного масштаба. Перечислим лишь ряд достоинств low-code платформы BPMSoft: Включена в единый реестр российского программного обеспечения (ПО). Работает в браузере или мобильном приложении. Интегрируется с различными платформами и каналами. Гибко кастомизируется и адаптируется под изменения бизнес-процессов. Обеспечивает безопасность персональных данных. BPM-система подходит для крупного и среднего бизнеса с развитой IT-архитектурой. Для них предлагают такие решения как: CRM, SRM, HRM, ITSM. BPMSoft позволяет управлять продажами, маркетингом, сервисом и осуществлять сквозную аналитику. Как выбрать BPM-систему BPM-системы различаются по своему функционалу, возможностям, концепции. При выборе BPM-системы стоит учитывать следующее: Наличие графического конструктора, позволяющего моделировать процессы. Лучше, если он будет простым и понятным в использовании. Наличие готовых шаблонов бизнес-процессов. Насколько пользовательский интерфейс дружелюбный и понятный, присутствуют ли в нем необходимые для аналитики инструменты, нужные в сфере бизнеса. Какие есть возможности для интеграции с сервисами и программными продуктами, которые компания уже использует. Многозадачность BPMS и ее способность выполнять одновременно множество разных процессов. Насколько система адаптивна, сложно ли вносить в бизнес-процессы коррективы. Оценить перечисленные параметры можно, самостоятельно протестировав продукт. Для этого нужно заказать его демонстрационную версию. Внедрение системы Реализация BPMS в компанию производится в несколько этапов. К основным из них относятся: Подготовка. На этом этапе необходимо определить, какие бизнес-процессы требуется оптимизировать. Анализируют работу отдельных специалистов каждого отдела. Очередность задач, сроки выполнения работы, связь между отделами, проблемы, которые чаще всего возникают. Выбор BPM-системы. Соберите информацию по разным предложениям на рынке, определите бюджет, который вы готовы направить на программу. Сравнивайте продукты по набору функций, легкости использования, интеграции с другим ПО, стоимости. Внедрение. Сложившиеся в компании бизнес-процессы переводятся в систему. Тестирование. На этом этапе проверяется корректность работы, выявляются и устраняются ошибки. Система адаптируется под требования организации. Ввод в эксплуатацию. В работе компании начинаются изменения, бизнес-процессы становятся автоматизированными. Настройка прав доступа. Определите схемы работы с этапами и задачами, внедрите интеграции. Обучение персонала. Обучите работе с системой топ-менеджмент и специалистов. Будьте на связи с разработчиками, это позволит доработать продукт под потребности при необходимости. Теперь вы можете анализировать выполнение KPI, оценивать работу сотрудников и получать большую прибыль. Главные тезисы кратко Основная цель BPM — повышение эффективности управления и работы компании в целом. Подводя итог, кратко перечислим особенности и возможности BPM-систем: BPM-система представляет собой программу, позволяющую выстраивать бизнес-процессы шаг за шагом по заданному алгоритму: планировать этапы работы, задачи и ресурсы, назначать ответственных, устанавливать дедлайны, осуществлять контроль, формировать отчеты и др. BPM — это единое пространство с наглядно представленным процессом работы. Адаптивные BPM-системы — подходящее решение для компаний с регулярно и сильно меняющимися процессами. ПО можно настроить без привлечения программистов. Задачи BPMS — связать все процессы бизнеса в единую систему, сократить рутину, сделать выполнение работы прозрачным и понятным, и ускорить процесс. При выборе BPM-системы нужно отталкиваться от специфики бизнеса и потребностей компании. Результаты от применения BPM не заставят себя долго ждать, а значит отразятся на прибыли компании.