Что такое BPM-система

Если вы видите успешную современную компанию, с высокой вероятностью она использует в работе BPM и BPMS. В статье расскажем, что такое BPM-система, как расшифровываются аббревиатуры BPM и BPMS. Кому нужна BPM, в чем ее преимущества, как выбрать и подключить для своего бизнеса. А также приведем пример зарекомендовавшей себя системы.

Содержание:

• Определение
• Составляющие BPM-системы
• Какие задачи помогает решать
• Преимущества использования
• Low-code платформа BPMSoft
• Как выбрать BPM-систему
• Внедрение системы
• Главные тезисы кратко

Определение

BPM происходит от английского Business Process Management, что означает управление бизнес-процессами. IT решение помогает организовать, контролировать и анализировать работу каждого из департаментов компании. Для автоматизации управления бизнесом разработчики создают программное обеспечение (ПО) BPMS, расшифровывается как Business Process Management System.

Инструменты BPM позволяют объединить все рабочие процессы в одну прозрачную, удобную систему и представить ее на экране. В программе моделируются бизнес-процессы, назначаются ответственные, задаются сроки исполнения задач. Сервис интегрируется с другим программным обеспечением — почтовые сервисы, IP-телефония, системы аналитики, программы автоматизации бухучета и документооборота, онлайн-чаты.

Составляющие BPM-системы

Как программный продукт BPM-система состоит из нескольких компонентов. Обычно в нее входят:

• Административная панель моделирования, где настраиваются и отлаживаются бизнес-процессы.
• Ядро или движок, управляющий работой, побуждая выполнять задачи в соответствии с заявленным алгоритмом.
• Пользовательский интерфейс, через который работники применяют BPMS, взаимодействуя с системой. Наглядная картина бизнес-процессов позволяет менять статусы, добавлять информацию и др.

BPMS базируется на трех процессах:

1. моделирование или программирование,
2. исполнение,
3. контроль или мониторинг.

Для каждого определен собственный программный модуль. После оценки результата бизнес-процессы изменяют и улучшают, чтобы достичь большей эффективности компании, и снова запускают в работу.

Какие задачи помогает решать

Одной из основных целей внедрения BPM-системы является повышение эффективности управления. Вы заметите следующие изменения:

• Структурированность. BPM-система определяет стандарты работы в соответствие с алгоритмом, обозначает срок выполнения задачи, определяет необходимое на это число ресурсов, следит за соблюдением дедлайнов.
• Точность и скорость. Система выполняет операции, которые до ее внедрения проводили сотрудники, быстрее и не допускает ошибок.
• Прозрачность. Как руководитель, так и каждый сотрудник видит суть задачи, ответственных людей и этап, на котором она находится. Это позволяет оценивать общую картину, объем ресурсов. Прозрачность добавляет сотрудникам ответственности и мотивации при выполнении задач. В системе видно, кто справляется со своей работой, а кто затягивает сроки.
• Оценка бизнес-процессов. BPM-система позволяет «подсветить» рабочие моменты, нуждающиеся в оптимизации или тормозящие работу. К ним могут относиться недостаток ресурсов, нехватка кадров или тормозящие этапы в работе.
• Планирование. Возможность проводить оценку бизнес-процессов online помогает внести корректировки и грамотно планировать работу с учетом изменений.

Ежедневно руководителю и сотрудникам организации или предприятия необходимо держать в голове множество алгоритмов: выполнение ТЗ для клиента, оформление договора на доставку, подбор нового сотрудника, подготовка отчета. Система управления бизнес-процессами поможет эффективно решать различные задачи. Находить выгодные контракты, выделять эффективных работников, наращивать прибыль.

Преимущества использования

От внедрения BPM-системы компания получает ряд преимуществ:

• Экономия. На найме сотрудников и других параметрах.
• Системность. Благодаря прозрачности и связанности процессов друг с другом руководству компании легче координировать работу. Плюс — между отделами коммуникация выходит на новый уровень.
• Контроль. BPM-системы помогают оценивать выполнение отделами своей работы. Это позволяет своевременно выявлять и устранять проблемы. Например, сервис может дать понять, что в отдел продаж требуется нанять дополнительных менеджеров.
• Адаптивность. Гибкие BPM-системы можно легко подстроить под внутренние и внешние изменения и потребности клиентов.
• Совместимость с бизнес-сервисами. BPM-системы можно интегрировать с другими системами, например CRM, ERP и др.

Есть компании, в которых в качестве BPMS выступает CRM-система. Гибкая система содержит множество функций, позволяя выстраивать бизнес-процессы. Программа автоматизирует работу компаний в части коммуникации с клиентами.

Low-code платформа BPMSoft

В качестве примера приведем low-code платформу BPMSoft (разработана компанией «БПМСофт»). Продукты, созданные на платформе, полностью соответствуют требованиям импортозамещения и могут использоваться для замены иностранного ПО. Эффективность решений в вопросе управления бизнес-процессами была проверена десятками организаций различного масштаба.

Перечислим лишь ряд достоинств low-code платформы BPMSoft:

• Включена в единый реестр российского программного обеспечения (ПО).
• Работает в браузере или мобильном приложении.
• Интегрируется с различными платформами и каналами.
• Гибко кастомизируется и адаптируется под изменения бизнес-процессов.
• Обеспечивает безопасность персональных данных.

BPM-система подходит для крупного и среднего бизнеса с развитой IT-архитектурой. Для них предлагают такие решения как: CRM, SRM, HRM, ITSM. BPMSoft позволяет управлять продажами, маркетингом, сервисом и осуществлять сквозную аналитику.

Как выбрать BPM-систему

BPM-системы различаются по своему функционалу, возможностям, концепции. При выборе BPM-системы стоит учитывать следующее:

• Наличие графического конструктора, позволяющего моделировать процессы. Лучше, если он будет простым и понятным в использовании.
• Наличие готовых шаблонов бизнес-процессов.
• Насколько пользовательский интерфейс дружелюбный и понятный, присутствуют ли в нем необходимые для аналитики инструменты, нужные в сфере бизнеса.
• Какие есть возможности для интеграции с сервисами и программными продуктами, которые компания уже использует.
• Многозадачность BPMS и ее способность выполнять одновременно множество разных процессов.
• Насколько система адаптивна, сложно ли вносить в бизнес-процессы коррективы.

Оценить перечисленные параметры можно, самостоятельно протестировав продукт. Для этого нужно заказать его демонстрационную версию.

Внедрение системы

Реализация BPMS в компанию производится в несколько этапов. К основным из них относятся:

• Подготовка. На этом этапе необходимо определить, какие бизнес-процессы требуется оптимизировать. Анализируют работу отдельных специалистов каждого отдела. Очередность задач, сроки выполнения работы, связь между отделами, проблемы, которые чаще всего возникают.
• Выбор BPM-системы. Соберите информацию по разным предложениям на рынке, определите бюджет, который вы готовы направить на программу. Сравнивайте продукты по набору функций, легкости использования, интеграции с другим ПО, стоимости.
• Внедрение. Сложившиеся в компании бизнес-процессы переводятся в систему.
• Тестирование. На этом этапе проверяется корректность работы, выявляются и устраняются ошибки. Система адаптируется под требования организации.
• Ввод в эксплуатацию. В работе компании начинаются изменения, бизнес-процессы становятся автоматизированными.
• Настройка прав доступа. Определите схемы работы с этапами и задачами, внедрите интеграции.
• Обучение персонала. Обучите работе с системой топ-менеджмент и специалистов. Будьте на связи с разработчиками, это позволит доработать продукт под потребности при необходимости.

Теперь вы можете анализировать выполнение KPI, оценивать работу сотрудников и получать большую прибыль.

Главные тезисы кратко

Основная цель BPM — повышение эффективности управления и работы компании в целом. Подводя итог, кратко перечислим особенности и возможности BPM-систем:

• BPM-система представляет собой программу, позволяющую выстраивать бизнес-процессы шаг за шагом по заданному алгоритму: планировать этапы работы, задачи и ресурсы, назначать ответственных, устанавливать дедлайны, осуществлять контроль, формировать отчеты и др.
• BPM — это единое пространство с наглядно представленным процессом работы.
• Адаптивные BPM-системы — подходящее решение для компаний с регулярно и сильно меняющимися процессами. ПО можно настроить без привлечения программистов.
• Задачи BPMS — связать все процессы бизнеса в единую систему, сократить рутину, сделать выполнение работы прозрачным и понятным, и ускорить процесс.

При выборе BPM-системы нужно отталкиваться от специфики бизнеса и потребностей компании. Результаты от применения BPM не заставят себя долго ждать, а значит отразятся на прибыли компании.