КЭДО — кадровый электронный документооборот: создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без бумажных дубликатов. В КЭДО переводят трудовые договоры, приказы, заявления, уведомления, графики отпусков и другие документы, связанные с трудовыми отношениями. Юридическую значимость им придают электронные подписи. Правовая основа — Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, который дополнил Трудовой кодекс РФ статьями 22.1–22.3. С 2022 года перейти на КЭДО может любой работодатель в России — добровольно, по собственному решению.
Что такое КЭДО простыми словами
КЭДО — способ ведения кадрового делопроизводства, при котором документы между работодателем и сотрудником существуют только в цифровом виде. Сотрудник подписывает трудовой договор, заявление на отпуск или ознакомление с приказом электронной подписью со смартфона или компьютера. Распечатывать, сканировать и хранить бумажные экземпляры при этом не нужно: электронный документ с корректной подписью имеет полную юридическую силу.
КЭДО часто путают с обычным ЭДО. Разница — в участниках и регулировании. Классический ЭДО охватывает обмен документами с контрагентами и госорганами: счета, акты, договоры поставки, отчётность. КЭДО работает внутри компании, между работодателем и сотрудниками, регулируется Трудовым кодексом и предъявляет свои требования к видам подписей, согласию работников и информационной системе работодателя.
Для HR-специалиста КЭДО означает отказ от рутины: печати, подшивки, отправки документов курьером, сбора подписей по кабинетам. Для руководителя — сокращение расходов и ускорение кадровых процессов. Для сотрудника — возможность подписать любой документ за минуту из любой точки.
Правовая база КЭДО в России
КЭДО регулируют несколько нормативных актов. Базовый — Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, который ввёл в Трудовой кодекс статьи 22.1–22.3: они определяют понятие электронного документооборота в трудовых отношениях, порядок его введения и правила взаимодействия сторон. Виды электронных подписей регулирует 63-ФЗ «Об электронной подписи», сроки хранения — приказ Росархива № 236 и 125-ФЗ «Об архивном деле». Роструд через государственную платформу «Работа России» (trudvsem.ru) предоставляет работодателям бесплатную инфраструктуру для обмена кадровыми документами — её можно использовать вместо собственной информационной системы или вместе с ней.
Что изменил 377-ФЗ
До ноября 2021 года электронные кадровые документы существовали в формате экспериментов с ограниченным кругом участников. 377-ФЗ закрепил право любого работодателя вести кадровые документы в электронном виде без бумажных дубликатов. Закон установил требования к информационной системе работодателя (ИС работодателя): она должна обеспечивать подписание документов в соответствии с требованиями ТК РФ, их хранение и фиксацию факта получения сторонами. Работодатель выбирает: использовать собственную или стороннюю ИС либо платформу «Работа России».
Какие документы можно переводить в КЭДО
В электронный вид переводится большинство кадровых документов: трудовые договоры и допсоглашения, приказы о приёме и переводе, заявления, уведомления, графики отпусков, локальные нормативные акты и листы ознакомления с ними. Перечень документов для перевода в КЭДО работодатель определяет сам и закрепляет в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ) — допустим и смешанный формат, когда часть документов остаётся бумажной.
Статья 22.1 ТК РФ оставляет исключения — документы, которые по состоянию на 2026 год оформляются на бумаге с собственноручной подписью:
| Документ | Можно в КЭДО | Нельзя в КЭДО |
|---|---|---|
| Трудовой договор и допсоглашения | Да (УКЭП работодателя + УКЭП/УНЭП сотрудника) | — |
| Приказы о приёме, переводе, поощрении | Да | — |
| Заявления, уведомления, графики отпусков | Да | — |
| Приказ (распоряжение) об увольнении | — | Только на бумаге |
| Акты о несчастном случае на производстве | — | Только на бумаге |
| Документы об инструктажах по охране труда с личной подписью работника | — | Только на бумаге |
| Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности | — | Ведутся по отдельным правилам, вне КЭДО |
Практический вывод для HR: перед запуском КЭДО составьте реестр всех кадровых документов компании и разделите его на три группы — переводим в электронный вид, оставляем на бумаге по закону, оставляем на бумаге по собственному решению.
Согласие сотрудника
Переход на КЭДО добровольный для обеих сторон. Сотрудники, принятые до введения КЭДО, дают письменное согласие; отказ или отсутствие ответа сохраняет за ними право на бумажные документы — уволить или наказать за отказ нельзя. Без дополнительного согласия подключаются те, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2021 года, — при условии, что порядок КЭДО закреплён в локальном нормативном акте и сотрудник с ним ознакомлен. Сотрудник, который сначала отказался, вправе присоединиться к КЭДО в любой момент.
Виды электронных подписей в КЭДО
Юридическую силу электронному кадровому документу придаёт электронная подпись. Какая именно нужна — зависит от типа документа и того, кто подписывает: работодатель или сотрудник. Требования закреплены в ст. 22.3 ТК РФ.
УКЭП
УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Самый строгий вид подписи: сертификат выдают только аккредитованные удостоверяющие центры, подпись формируется с применением сертифицированных средств криптографии. Работодатель подписывает УКЭП трудовые договоры, допсоглашения, договоры о материальной ответственности и ученические договоры. Для сотрудника при подписании этих документов подходит УКЭП или УНЭП, выданная в порядке, закреплённом в ЛНА, либо УНЭП Госключа.
УНЭП
УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Подтверждает личность подписанта и неизменность документа после подписания, но выпускается без участия аккредитованного УЦ — например, в ИС работодателя. Для большинства кадровых документов сотруднику достаточно УНЭП: заявления, ознакомление с приказами и ЛНА, графики отпусков. Условие — порядок использования УНЭП закреплён в локальном нормативном акте и соглашении сторон.
Облачная подпись и Госключ
Госключ — бесплатное мобильное приложение, в котором гражданин с подтверждённой учётной записью Госуслуг выпускает сертификат УНЭП, а после подтверждения личности — и облачную УКЭП. Токен и личный визит в удостоверяющий центр не нужны: ключ подписи создаётся и хранится в защищённой облачной инфраструктуре, документы подписываются со смартфона. Для работодателя Госключ снимает главный барьер массового перехода на КЭДО — выпуск подписей сотрудникам. Особенно это ценно для распределённых команд: удалённый сотрудник подписывает трудовой договор в день оформления, без курьеров и поездок в офис.
| Тип подписи | Документы | Требования | Инструмент |
|---|---|---|---|
| УКЭП | Все кадровые документы, включая трудовые договоры; обязательна для работодателя при подписании договоров | Сертификат аккредитованного УЦ, средства криптозащиты | Токен, облачная УКЭП, Госключ |
| УНЭП | Большинство кадровых документов со стороны сотрудника | Порядок применения закреплён в ЛНА и соглашении сторон | ИС работодателя, Госключ |
| ПЭП | Ограниченный перечень документов со стороны сотрудника (ознакомления, заявления) при работе в ИС работодателя | Соглашение о применении ПЭП, идентификация в системе | Логин и пароль, СМС-код в ИС работодателя |
| Госключ | УНЭП — кадровые документы; облачная УКЭП — включая трудовой договор | Подтверждённая учётная запись Госуслуг | Бесплатное мобильное приложение |
Как перейти на КЭДО — шаги
Переход на КЭДО занимает от одного до трёх месяцев в зависимости от размера компании. Последовательность шагов:
- Аудит документов. Составьте реестр кадровых документов, выделите те, что переводятся в электронный вид, и исключения по ст. 22.1 ТК РФ.
- Принятие ЛНА. Утвердите локальный нормативный акт о введении КЭДО: перечень документов, виды подписей, порядок доступа сотрудников к системе, сроки уведомления. Учтите мнение профсоюза, если он есть.
- Выбор ИС. Определите информационную систему: платформа «Работа России», собственная разработка или коммерческая система КЭДО.
- Подключение подписей. Выпустите УКЭП для подписантов со стороны работодателя, организуйте выпуск УНЭП сотрудникам — в ИС работодателя или через Госключ.
- Сбор согласий. Уведомите сотрудников о переходе и соберите письменные согласия с тех, кто принят до введения КЭДО.
- Обучение. Покажите сотрудникам и кадровой службе, как подписывать и находить документы в системе.
- Запуск и архив. Переведите процессы в систему, настройте электронный архив с учётом сроков хранения — для части кадровых документов это 50 и 75 лет.
Система КЭДО: как выбрать
Система КЭДО — информационная система, в которой создаются, маршрутизируются, подписываются и хранятся электронные кадровые документы. При выборе оценивайте:
- Поддержку всех видов подписей — УКЭП, УНЭП, ПЭП и интеграцию с Госключом, чтобы охватить и офисных, и удалённых сотрудников;
- Интеграцию с 1С и учётными системами: кадровые события (приём, отпуск, перевод) должны автоматически порождать документы и попадать в расчёт зарплаты;
- Интеграцию с платформой «Работа России», если планируете использовать государственную инфраструктуру;
- Маршруты согласования — гибкую настройку цепочек подписания под оргструктуру компании;
- Электронный архив с разграничением доступа, поиском и соблюдением нормативных сроков хранения;
- Личный кабинет сотрудника — веб и мобильный доступ к документам и подписанию.
Преимущества КЭДО для компании и сотрудников
Компания экономит на бумаге, печати, курьерской доставке и физическом хранении: при штате от нескольких сотен человек расходы на бумажный документооборот измеряются миллионами рублей в год. Оформление приёма на работу сокращается с дней до часов, подписание массовых документов — графика отпусков, ознакомлений с ЛНА — с недель до дней. Снижается число ошибок и потерь: система контролирует комплектность, версии и сроки подписания, каждый документ фиксируется в архиве.
Сотрудники подписывают документы со смартфона из любой точки — командировка, отпуск и удалённая работа перестают тормозить кадровые процессы. Все личные документы доступны в одном кабинете, запрос справки или копии договора занимает минуты.
Частые ошибки при переходе на КЭДО
- Не собраны согласия сотрудников. Документы, подписанные в КЭДО без согласия работника, принятого до перехода, суд может признать ненадлежаще оформленными. Согласие — письменное, до начала работы в системе.
- Порядок КЭДО не закреплён в ЛНА. Без локального акта с перечнем документов, видами подписей и сроками уведомлений электронный документооборот теряет юридическую опору при проверках ГИТ и в спорах.
- Подпись не соответствует типу документа. Трудовой договор, подписанный работодателем через УНЭП, юридической силы не имеет — для договора со стороны работодателя обязательна УКЭП.
- В КЭДО переведены документы-исключения. Приказ об увольнении, акты о несчастных случаях и журналы инструктажей по охране труда остаются бумажными — электронная версия не заменит собственноручную подпись.
- Забыт электронный архив. Кадровые документы хранятся десятилетиями; без долговременного хранения и подтверждения действительности подписи компания рискует утратить доказательную базу.
Автоматизация КЭДО
Подписание — только видимая часть кадрового документооборота. Основной эффект даёт автоматизация всего цикла: документ создаётся по шаблону из данных учётной системы, проходит маршрут согласования, подписывается нужным видом подписи и попадает в архив без участия человека.
Low-code платформа BPMSoft автоматизирует кадровый документооборот как часть сквозных бизнес-процессов компании. В конструкторе процессов HR-департамент настраивает маршруты без программирования: оформление трудового договора запускает автоматическую цепочку — формирование документа по шаблону, согласование с руководителем и юристом, подписание УКЭП со стороны работодателя и УНЭП или Госключом со стороны сотрудника, архивирование в информационной системе. Система сама напоминает участникам о сроках, контролирует статусы подписания и передаёт данные в 1С для расчёта зарплаты. Для удалённых сотрудников сценарий полностью дистанционный: документы приходят в личный кабинет и подписываются через Госключ без личного присутствия. Подробнее — на странице автоматизации кадрового электронного документооборота.